文書管理とセキュリティ|企業の信頼性が向上するISO27001|セキュリティ強化の為に
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企業の信頼性が向上するISO27001|セキュリティ強化の為に

文書管理とセキュリティ

オフィス

社内文書の一元管理

広告宣伝や商談などの営業活動はもちろん、会計や給与計算・技術開発・各種申請・議事録など、企業では事業活動に伴って大量の文書を作成しています。それらの文書は一定期間保管することにより、必要に応じて検索・参照したり書き換えたりすることができるようになるものです。社内マニュアルのように高い頻度で随時使用される文書もあれば、報告書や統計データなど数年前の記録が後で役立つような文書もあります。このように数多くの文書を保管し管理していくことが必要なため、多くの企業で文書管理システムが導入されています。現在では大半の文書が電子化されており、紙の文書であってもスキャンと文字認識ソフトによって電子化が可能なことから、コンピュータ上で文書を管理するのが一般的です。文書管理システムを使えばどのような種類の文書でも一元管理が可能となり、検索機能を使って目的の文書を効率的に見つけ出すことができます。文書管理システムでの検索性を向上させる目的で、1つ1つの文書には日付やIDなどのメタデータを添付するのが普通です。メタデータを使った迅速なインデックス検索に加え、全文検索が可能な文書管理システムも少なくありません。

強固なセキュリティで保護

このような文書管理は、小規模の事業所であれば表計算ソフトやデータベースソフトでも実現できないことはありません。とは言えITベンダー各社が独自開発した文書管理システムは大規模な事業所の大量かつ複雑な文書体系にも対応し、さまざまな付加機能を持つ点が大きな特徴です。ワークフローへの対応はもちろん、グループウエア・会計システム・ERPなど他のシステムとの連携機能を持つ点に文書管理システムの強みが発揮されます。加えて文書管理システムは強固なセキュリティで社内文書を守る機能も実装されており、企業を脅かす情報流出も防止しています。多くの企業ではファイアウォールなどを導入してネットワーク機器や社内PCを保護していますが、文書管理にもセキュリティを施すことで防御力は万全となるのです。文書管理システムでは個々の文書にアクセス制限を加えることも可能となっており、変更履歴の記録やバージョン管理も徹底されています。複数の社員で社内文書の共同管理を行う上でも、文書管理システムによる効率化が役に立ちます。誰がいつどの文書にアクセスしたかを明確にできる文書管理システムによって、無用のトラブルも防止されるのです。