デジタル保管・管理する|企業の信頼性が向上するISO27001|セキュリティ強化の為に
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企業の信頼性が向上するISO27001|セキュリティ強化の為に

デジタル保管・管理する

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文書管理を導入する

組織においてはさまざまな文書が発生しますが、それらを保管し管理するためには文書管理ソフトを導入することで管理を軽減することができます。大量に発生する文書や資料を適切に管理することができれば後日に調べることが容易になり、目的の文章を探すために時間を浪費するといった負担を軽くすることができます。文書管理ソフトを導入するためには、文書を保管するためのサーバーを用意する必要があります。また文書管理ソフトも種類によっては必要のない機能があり、それぞれにカスタマイズする必要があります。また誰でもアクセスできるようにすると重要文書が流出するリスクが高くなるためセキュリティに関する規定を定めておくことがポイントです。

導入によるメリット

文書管理ソフトを導入するメリットとしては、文字までデジタル化すれば簡単に検索が出来るということです。近年は文字識別ソフトも高性能化しているので画像の文字も容易にデジタル化することが可能になっており、手間なくデジタル化できます。一方で文書をデジタルデータ化することで、文書を保管する場所を節約することができますし、安全なファイルサーバーを利用すれば適切なバックアップが行われているので、文書データを災害などによって失うといったリスクを回避することが可能です。また複数の場所から同時にアクセスし文書を閲覧することができるようにすれば作業効率が上がりますし、セキュリティによって特定の場所以外からのアクセスではデータの閲覧を出来ないようにするといったことも出来ます。